Informe Final

La siguiente investigación  se realizó en la Personería del Municipio de Florida-Valle

Cargo: Secretaria General.

Nombre: Laura Mendoza.

Edad: 26 Años.

Perfil: Tecnóloga en Gestión Administrativos – Estudios en Derecho

Tiempo en el cargo: 10 Meses

El tipo de investigación fue primordialmente observación por casi una hora, pero así mismo se hicieron preguntas que no estaban tan pautadas pero sí que iban surgiendo a medida de la conversación y de ver el movimiento de la institución. En base a esto se pudo realizar el siguiente informe basada en cada unidad del módulo de Gerencia del Talento Humano.

I. IDENTIFICACIÓN.

Nivel: Personería

Denominación del empleo: SECRETARIA GENERAL

Código: 054

Grado: 02

No de cargos. Uno (01)

Dependencia: Personería

Cargo del jefe inmediato: Personero (a)

Naturaleza del cargo: Nivel Directivo. Libre Nombramiento y Remoción.

OBSERVACIÓN DEL PUESTO

Estando en  la oficina de la personería  hice una observación de aproximadamente 40 minutos observe que llegan muchas personas a preguntar por el personero,  también llegan numerosas personas por la realización de derechos de petición, incidente de desacatos, derechos de petición, información de resolución de víctimas, correspondencia de víctimas, citas para hacer declaraciones de víctimas, llega diversas correspondencia de las otras dependencias de la administración, llegan varias personas a poner quejas de la atención que reciben en otras entidades municipales y también de algunas secretarias de la administración, se observa que la secretaria   tiene la responsabilidad de atender cualquier inconvenientes que se presente en la ausencia del  personero, la secretaria es  una persona muy formal muy  atenta maneja una buena empatía con los usuarios, además ingresan muchos funcionarios de la entidad a preguntar por oficios radicados en la oficina de la personaría se nota un movimiento constante del archivo, y mucha comunicación con él público, además a la secretaria le toca coordinar actividades de  registro y control liquidación de pago de nómina y prestación social   del personal del servicio del área encargada, también coordina con la auxiliar la compra de los insumos de la oficina esto se hace mensual,   Hace manejo de los programas de vigilancia dentro de la noma y la ley

UNIDAD 1: ELEMENTOS MODERNOS DE GERENCIA DE PERSONAL

En el caso de estudio hablamos de un cargo público y que por lo general la vinculación este cargo es de libre nombramiento, en el caso de la funcionaria su cargo fue directamente por medio de una recomendación de un conocido, el hecho de ser recomendado no la excluía de tener que cumplir con el perfil del cargo, al momento de su contratación estaba cursando estudios de derecho y había anteriormente trabajado como secretaria en una oficina de abogados.

Se cumplió con su proceso de nombramiento formal, seguido a esto se hizo la inducción, dando a conocer los objetivos generales del cargo, se presentó a los demás empleados de la personería, así como a su supervisor directo. Se realizó una capacitación especial por la persona que dejaba el cargo así como el manual de normas y procedimientos que posee la personería donde se le enseño sus funciones específicas, la organización de la personaría, y el reforzamiento en los conocimientos básico que debe poseer para el cargo. La entrevistada aclaro que su adiestramiento estuvo lleno de muchas enseñanzas y sin presión, lo que ayuda a que se desenvolviera bien en el cargo.

En cuanto a la remuneración de cargo la entrevistada mostro un poco de incomodidad a la pregunta, basada en que la información es confidencial para las personas que no estaban directamente vinculadas con la personería, sin embrago afirmo que su sueldo oscilaban entre el 1.000.000 y el 1.300.000 y no ofreció mas información al respecto.

La relaciones laborales según la entrevistada dentro de la personería es “buena” sin dar más detalles, su lamento se dirigió al trato de las personas (clientes), Estando en  la oficina mientras se hacia la observación y entrevista durante aprox. 40 minutos pude observar que llegan muchas personas a preguntar por el personero,  también llegan numerosas personas por la realización de derechos de petición, incidente de desacatos, tutelas, información de resolución de víctimas, correspondencia de víctimas, citas para hacer declaraciones de víctimas, entre otras ocupaciones y el trató de algunas personas es bastante agresivo, sin entender que muchas veces la solución a sus inconvenientes o peticiones no depende de la secretaria, aun así ella mantiene mucho su postura y trata de manejar estas agresiones de manera muy educada y paciente.

El jefe directo de la secretaria es el personero y es el quien hace el control de su trabajo, en cuanto al horario se hace la marca de la huella digital marcando la entrada y salida del personal, ella trabaja con una agenda en la que lleva el control de llamadas, casos, visitas programadas, pendientes y demás, considera que esta es forma más ordenada de trabajar y por el cumplimiento de esta agenda se puede llevar el control general dentro de la personería.

En cuanto a la unidad uno esta fue la información que pude recopilar, cabe destacar que esta entrevista primero se realizó en horario laboral para poder observar el movimiento así que la secretaria en su pocos espacios libre iba respondiendo, como segundo punto es bien sabido que la información que se pueda dar en los entes públicos siempre parece escaza pues manejan mucho la confidencialidad, incluso la secretaria debió explicar al Personero la misión de esta investigación para que el accediera a dejarme estar allí.

CUESTIONARIO

Título de puesto: secretaria general

Nombre del encuestador: Viviana Stella Guaza

Instrucción de llenado: marque con una X según su apreciación

Objetivo: obtener información relevante del personal para desempeñar su ´puesto de trabajo y análisis de puesto

1.      ¿Qué educación académica considera necesaria para desempeñar su puesto?

Primaria
Segundaria
Superior	x

2.      ¿cuál cree usted que debería ser la experiencia mínima del puesto que usted desempeña?

1 año	X
2 años
3 años o mas

¿Qué aptitudes necesita para realizar su trabajo?

Autoridad
Capacidad de observación	X
Capacidad de organización y disciplina	X
Capacidad numérica
Habilidad manual	X
Paciencia

3.      ¿considera usted que este cargo debe de ser por merito Gracia?

Si	x
No

UNIDAD 2: DISEÑO DE CARGOS

Se nos permitió ver el diseño de cargo de la secretaria, donde se especifican el propósito general de su cargo, así como las funciones específicas, los conocimientos básicos esenciales que debe poseer y el perfil adecuado para este cargo. En cuanto como se realiza la valoración del trabajo y evoluciones del desempeño no nos dio información, entre las funciones de este cargo encontramos que se encarga de los permisos, vacaciones y novedades de los empleados, pagos de nómina, liquidación, pero sobre esto no obtuvimos información, ni de la manera en que se selecciona el personal, o la valoración de trabajos, en un comentario suelto por la entrevistada dejo entrever que sus funciones son mucho más de las especificadas y que es mucho para un sola persona.

En este trabajo de campo realice observación, y cuestionario, pero la mayoría de las preguntas iban surgiendo a medida que se entablaba la conversación y de lo que se podía percibir y observar en la institución.

A continuación presento el diseño de cargo:

I. IDENTIFICACIÓN.

Nivel: Personería

Denominación del empleo: SECRETARIA GENERAL

Código: 054

Grado: 02

No de cargos. Uno (01)

Dependencia: Personería

Cargo del jefe inmediato: Personero (a)

Naturaleza del cargo: Nivel Directivo. Libre Nombramiento y Remoción.

II. PROPÓSITO PRINCIPAL.

Coordinar las políticas para el manejo del personal de la Personería, elaboración de planes, programas y proyectos tendientes a la capacitación, bienestar social de los funcionarios de la Personería Municipal de conformidad con la normatividad de la función pública. Vigilar la conducta de los empleados municipales e instruir los procesos disciplinarios de conformidad con el Estatuto Disciplinario Único.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECÍFICAS.

Ñ   Dirigir y coordinar todos los procesos de selección de personal que adelante en la Personería Municipal de acuerdo a las normas constitucionales, legales y reglamentarias que deben aplicarse en el régimen de carrera administrativa.

Ñ   Coordinar la actuación, divulgación y cumplimiento del estatuto de personal y del reglamento interno del trabajo y de seguridad industrial y demás disposiciones que regulan las actividades y funciones del personal de la entidad.

Ñ   Coordinar, realizar y actualizar los manuales de funciones específicos y requisitos mínimos de los empleados de la entidad con las dependencias involucradas y la oficina de control interno.

Ñ   Dirigir, coordinar y controlar la ejecución de programas de salud Ocupacional orientados a los funcionarios de la Personería.

Ñ   Resolver los recursos que sean impuestos contra la evaluación del desempeño de los funcionarios de su cargo.

Ñ    Coordinar la ejecución de las políticas de administración del recurso humano al servicio de la entidad.

Ñ    Coordinar la correcta ejecución de actividades de registro y control, liquidación y pago de nómina y prestaciones sociales de todo el personal al servicio del área.

Ñ    Coordinar el trámite de situaciones administrativas y de novedades de personal tales como permisos, traslados, ascensos, comisiones, vacaciones, licencias, encargos y demás situaciones que se presenten con el personal al servicio de la Entidad.

Ñ   Elaborar y coordinar con la técnico un programa anual de compras, todo lo relacionado con la administración y los tramites de recepción, registro, almacenamiento y suministro de elementos y bienes adquiridos por la entidad., teniendo en cuenta la actualización de la información de los inventarios, las necesidades de elementos de reposición y la elaboración de los boletines en la alta y baja de los bienes que ingresan o salgan del inventario y velar por el buen uso de estos bienes y buena marcha de la administración.

Ñ   Las demás funciones que le sean asignadas por normas legales o autoridad competente acorde con la naturaleza del cargo

Ñ   Practicar visitas a las oficinas municipales, solicitar copias de documentos, certificaciones y constancias sobre todas las actuaciones administrativas que considere convenientemente en el curso de las averiguaciones ordenadas por el Personero. Con los documentos sometidos a reserva legal se hará un cuaderno especial dejando constancia de existencia y número de folios en el cuaderno principal, tomando las precauciones necesarias para la violación de la reserva.

Ñ    Ejercer vigilancia estricta sobre funcionarios municipales y de las entidades descentralizadas del orden municipal, a fin de que su conducta en el ejercicio de sus cargos se ajuste a la normal y a la ley.

Ñ    Asesorar al personero en la labor administrativo siendo de su cargo la elaboración de los proyectos de decisión administrativa y disciplinaria sobre los distintos asuntos de su conocimiento.

Ñ    Elaboración de planes y programas con el objeto de crear estímulos a los funcionarios de la Entidad.

Ñ    Adelantar campañas para dar a conocer a los funcionarios campañas de conocimiento y cumplimiento de la carrera administrativa.

Ñ    Llevar una estadística mensual, trimestral y anual de los procesos disciplinarios adelantados por la Entidad, incluyendo en este el plan de mejoramiento para que cada día sea más diligente y eficaz el desempeño de las funciones.

IV. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES.

·        Constitución Política de Colombia de 1991.

·         Ley 136-94.

·        Ley Orgánica de Presupuesto.

·        Ley 734-2002. Código Disciplinario.

·        Ley 715-2001. Sistema General de Participaciones.

·         Ley 617-2002. Ajuste Fiscal.

·        Ley 909-2005. Carrera Administrativa y Gerencia Pública.

·        Plan Nacional de Capacitaciones.

·         Políticas Públicas en Administración de Personal.

·        Normas sobre la Administración de Personal.

V. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA.

ESTUDIOS: Título Profesional de Abogado O carrera afín

EXPERIENCIA: Dos (02) años de experiencia especifica o relacionada con las funciones del cargo.

UNIDAD 3: LA VINCULACIÓN DE PERSONAS A LAS ORGANIZACIONES TERRITORIALES.

Para el cargo de la secretaria su línea de mando es  lineal, pues su jefe inmediato es directamente el Personero, en cuanto a los demás cargos no obtuvimos información, en el caso de la personería de Florida por ser un municipio “pequeño” se puede ver que la organización es un poco más desordenada y hay funciones demás en los cargos, en este caso en el de la secretaria, a esta le sumamos que la alcaldía y otras oficinas del estado , como la personería, están en el mismo lugar, esto ocasiona que muchas veces las personas se confundan de oficina y es constante la interrupción de las labores por personas que no están bien ubicadas.

Según la información obtenida en la investigación por otra fuente la personería está compuesta por el (la) Personero (a),  la secretaria general, el Asesor y el (la) Auxiliar administrativo, sin embargo en el momento de la observación solo pudimos ver al Personero, el Asesor y la secretaria que al parecer cumple con las funciones también del Auxiliar administrativo. En términos generales la organización de la institución como tal es un poco ambigua, desde mi punto de vista y con la poca información que logre obtener.

UNIDAD 4: EL DESARROLLO DE PERSONAL EN LA ORGANIZACIÓN

Para empezar la principal motivación expresada por la secretaria es el sueldo que en su consideración es mucho más que lo que ganan otros empleados en el municipio, como otro factor esta lo que ella define como un buen ambiente de trabajo, por lo que siente que le da ganas de ir a trabar cada día, define el grupo como una pequeña familia, expresa que la han motivado para que continúe sus estudios y que muchas veces su jefe le hace llegar información sobre charlas o cursos que le puedan servir para crecer profesionalmente, reitera que si en el caso de no saber algo del cargo el adestramiento es hecho de manera educada, paciente y satisfactoria. En cuanto a si existe alguna motivación extra económica, no obtuvimos más información si la secretaria devenga algún bono o incentivo especial fuera de su sueldo y beneficios de ley, así como tampoco se pudo saber si realizan algún tipo de evaluación de cargo, o si realizan actividades fuera de horas laborales para integración o motivación.

UNIDAD 5: LA REMUNERACION

Con respecto a este tema no pudimos obtener mucha información más que un aproximado del sueldo que oscila entre 1.000.000 y 1.300.000 pesos y asumo que los beneficios de ley fuera de eso no se obtuvo otra información, por más insistencia que tuve en la pregunta , siempre fue muy cerrada su respuesta y aclaro seguir el principio de confidencialidad. Así mismo como ya se ha expresado anteriormente o hablo de ninguno tipo de evaluación del cargo o de control.

UNIDAD 6: LA GESTION ADMINISTRATIVA DE PERSONAL EN UNA ORGANIZACION TERRITORIAL

Para el caso en estudio, en la carpeta de archivo de la secretaria esta su solicitud de empleo (hoja de Vida impresa),copia de los exámenes pre empleo, copias de soportes de su hoja de vida, copia de un recibo de servicios público con el fin de saber exactamente su dirección, ficha de información adicional, teléfonos, nombres y números contactos en caso de emergencia, en la misma se archiva informes u oficios dado durante su tiempo de labor, copia de sus funciones, como copia de los recibos de pago, vacaciones, comisiones o demás, copia de certificado de antecedentes penales.

Para el control de asistencia y faltas se lleva por medio de la marcación de la huella a la llegada y salida de las oficinas. Los permisos personales son autorizados por el personero y debe ser solicitado con anticipación, los permisos o licencias médicas se hacen con soporte de las mismas.  En cuanto a las evaluaciones del desempeño no se obtuvo información, la investigada dijo que sabía sobre ese tema (se presume que como aún no tiene un año en la institución aún no posee esta información). En cuanto al clima laboral dijo que se maneja la responsabilidad, puntualidad, cooperación y respeto. Al preguntar por las correcciones disciplinarias solo dio que el Personero es muy educado para hacer ver las fallas.

UNIDAD 7: LAS RELACIONES LABORALES EN LA ORGANIZACIÓN TERRITORIAL

En la investigación la secretaria es denominada empleada pública, no ofreció  información sobre el sindicato, como en otros puntos se ha dicho todo lo que se refería a sueldos, arreglos, y/o quejas fue muy evasiva, su repuesta ante estos temas es que es confidencial.

CAPÍTULO 8: LAS PRESTACIONES SOCIALES Y EL BIENESTAR SOCIAL EN LAS ORGANIZACIONES TERRITORIALES

 En este tema es muy poca la información, la secretaria ante estos temas siempre fue esquiva, solo podemos afirmar que se cumplen con los beneficios de ley así lo nombro ella, más de eso no se obtuvo más información.