La siguiente investigación se realizó en la Personería del Municipio
de Florida-Valle
Cargo: Secretaria General.
Nombre: Laura Mendoza.
Edad: 26 Años.
Perfil: Tecnóloga en Gestión Administrativos – Estudios en
Derecho
Tiempo
en el cargo: 10 Meses
El tipo de investigación fue primordialmente observación
por casi una hora, pero así mismo se hicieron preguntas que no estaban tan pautadas
pero sí que iban surgiendo a medida de la conversación y de ver el movimiento
de la institución. En base a esto se pudo realizar el siguiente informe basada
en cada unidad del módulo de Gerencia del Talento Humano.
I. IDENTIFICACIÓN.
Nivel: Personería
Denominación del empleo: SECRETARIA
GENERAL
Código: 054
Grado: 02
No de cargos. Uno (01)
Dependencia: Personería
Cargo del jefe inmediato:
Personero (a)
Naturaleza del cargo: Nivel
Directivo. Libre Nombramiento y Remoción.
OBSERVACIÓN DEL
PUESTO
Estando en la oficina de la personería hice una observación de aproximadamente 40
minutos observe que llegan muchas personas a preguntar por el personero, también llegan numerosas personas por la
realización de derechos de petición, incidente de desacatos, derechos de
petición, información de resolución de víctimas, correspondencia de víctimas,
citas para hacer declaraciones de víctimas, llega diversas correspondencia de
las otras dependencias de la administración, llegan varias personas a poner
quejas de la atención que reciben en otras entidades municipales y también de
algunas secretarias de la administración, se observa que la secretaria tiene la responsabilidad de atender
cualquier inconvenientes que se presente en la ausencia del personero, la secretaria es una persona muy formal muy atenta maneja una buena empatía con los
usuarios, además ingresan muchos funcionarios de la entidad a preguntar por
oficios radicados en la oficina de la personaría se nota un movimiento
constante del archivo, y mucha comunicación con él público, además a la
secretaria le toca coordinar actividades de
registro y control liquidación de pago de nómina y prestación
social del personal del servicio del
área encargada, también coordina con la auxiliar la compra de los insumos de la
oficina esto se hace mensual, Hace
manejo de los programas de vigilancia dentro de la noma y la ley
UNIDAD 1: ELEMENTOS
MODERNOS DE GERENCIA DE PERSONAL
En el caso de estudio hablamos de
un cargo público y que por lo general la vinculación este cargo es de libre
nombramiento, en el caso de la funcionaria su cargo fue directamente por medio
de una recomendación de un conocido, el hecho de ser recomendado no la excluía
de tener que cumplir con el perfil del cargo, al momento de su contratación
estaba cursando estudios de derecho y había anteriormente trabajado como
secretaria en una oficina de abogados.
Se cumplió con su proceso de
nombramiento formal, seguido a esto se hizo la inducción, dando a conocer los
objetivos generales del cargo, se presentó a los demás empleados de la
personería, así como a su supervisor directo. Se realizó una capacitación
especial por la persona que dejaba el cargo así como el manual de normas y
procedimientos que posee la personería donde se le enseño sus funciones
específicas, la organización de la personaría, y el reforzamiento en los
conocimientos básico que debe poseer para el cargo. La entrevistada aclaro que
su adiestramiento estuvo lleno de muchas enseñanzas y sin presión, lo que ayuda
a que se desenvolviera bien en el cargo.
En cuanto a la remuneración de
cargo la entrevistada mostro un poco de incomodidad a la pregunta, basada en
que la información es confidencial para las personas que no estaban
directamente vinculadas con la personería, sin embrago afirmo que su sueldo
oscilaban entre el 1.000.000 y el 1.300.000 y no ofreció mas información al
respecto.
La relaciones laborales según la
entrevistada dentro de la personería es “buena” sin dar más detalles, su
lamento se dirigió al trato de las personas (clientes), Estando en la oficina mientras se hacia la observación y
entrevista durante aprox. 40 minutos pude observar que llegan muchas personas a
preguntar por el personero, también
llegan numerosas personas por la realización de derechos de petición, incidente
de desacatos, tutelas, información de resolución de víctimas, correspondencia
de víctimas, citas para hacer declaraciones de víctimas, entre otras
ocupaciones y el trató de algunas personas es bastante agresivo, sin entender
que muchas veces la solución a sus inconvenientes o peticiones no depende de la
secretaria, aun así ella mantiene mucho su postura y trata de manejar estas
agresiones de manera muy educada y paciente.
El jefe directo de la secretaria
es el personero y es el quien hace el control de su trabajo, en cuanto al
horario se hace la marca de la huella digital marcando la entrada y salida del
personal, ella trabaja con una agenda en la que lleva el control de llamadas,
casos, visitas programadas, pendientes y demás, considera que esta es forma más
ordenada de trabajar y por el cumplimiento de esta agenda se puede llevar el
control general dentro de la personería.
En cuanto a la unidad uno esta
fue la información que pude recopilar, cabe destacar que esta entrevista
primero se realizó en horario laboral para poder observar el movimiento así que
la secretaria en su pocos espacios libre iba respondiendo, como segundo punto
es bien sabido que la información que se pueda dar en los entes públicos
siempre parece escaza pues manejan mucho la confidencialidad, incluso la
secretaria debió explicar al Personero la misión de esta investigación para que
el accediera a dejarme estar allí.
CUESTIONARIO
Título de puesto: secretaria general
Nombre del encuestador: Viviana Stella Guaza
Instrucción de llenado: marque con una X según su
apreciación
Objetivo: obtener información relevante del personal para
desempeñar su ´puesto de trabajo y análisis de puesto
1.
¿Qué educación académica considera necesaria
para desempeñar su puesto?
|
Primaria
|
|
|
Segundaria
|
|
|
Superior
|
x
|
2. ¿cuál
cree usted que debería ser la experiencia mínima del puesto que usted
desempeña?
|
1 año
|
X
|
|
|
|
|
2 años
|
|
|
3 años o mas
|
|
¿Qué aptitudes
necesita para realizar su trabajo?
|
Autoridad
|
|
|
Capacidad
de observación
|
X
|
|
Capacidad
de organización y disciplina
|
X
|
|
Capacidad
numérica
|
|
|
Habilidad
manual
|
X
|
|
Paciencia
|
|
3.
¿considera usted que este cargo debe de ser por
merito Gracia?
|
Si
|
x
|
|
No
|
UNIDAD 2: DISEÑO DE CARGOS
Se nos permitió ver el diseño de
cargo de la secretaria, donde se especifican el propósito general de su cargo, así
como las funciones específicas, los conocimientos básicos esenciales que debe
poseer y el perfil adecuado para este cargo. En cuanto como se realiza la valoración
del trabajo y evoluciones del desempeño no nos dio información, entre las
funciones de este cargo encontramos que se encarga de los permisos, vacaciones
y novedades de los empleados, pagos de nómina, liquidación, pero sobre esto no
obtuvimos información, ni de la manera en que se selecciona el personal, o la
valoración de trabajos, en un comentario suelto por la entrevistada dejo
entrever que sus funciones son mucho más de las especificadas y que es mucho
para un sola persona.
En este trabajo de campo realice
observación, y cuestionario, pero la mayoría de las preguntas iban surgiendo a
medida que se entablaba la conversación y de lo que se podía percibir y
observar en la institución.
A continuación presento el diseño
de cargo:
I. IDENTIFICACIÓN.
Nivel: Personería
Denominación del empleo: SECRETARIA
GENERAL
Código: 054
Grado: 02
No de cargos. Uno (01)
Dependencia: Personería
Cargo del jefe inmediato: Personero (a)
Naturaleza
del cargo: Nivel Directivo. Libre Nombramiento y Remoción.
II. PROPÓSITO PRINCIPAL.
Coordinar
las políticas para el manejo del personal de la Personería, elaboración de
planes, programas y proyectos tendientes a la capacitación, bienestar social de
los funcionarios de la Personería Municipal de conformidad con la normatividad
de la función pública. Vigilar la conducta de los empleados municipales e
instruir los procesos disciplinarios de conformidad con el Estatuto
Disciplinario Único.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECÍFICAS.
Ñ Dirigir y coordinar todos los procesos de
selección de personal que adelante en la Personería Municipal de acuerdo a las
normas constitucionales, legales y reglamentarias que deben aplicarse en el
régimen de carrera administrativa.
Ñ Coordinar la actuación, divulgación y
cumplimiento del estatuto de personal y del reglamento interno del trabajo y de
seguridad industrial y demás disposiciones que regulan las actividades y
funciones del personal de la entidad.
Ñ Coordinar, realizar y actualizar los
manuales de funciones específicos y requisitos mínimos de los empleados de la
entidad con las dependencias involucradas y la oficina de control interno.
Ñ Dirigir, coordinar y controlar la
ejecución de programas de salud Ocupacional orientados a los funcionarios de la
Personería.
Ñ Resolver los recursos que sean
impuestos contra la evaluación del desempeño de los funcionarios de su cargo.
Ñ Coordinar la ejecución de las políticas de
administración del recurso humano al servicio de la entidad.
Ñ Coordinar la correcta ejecución de actividades
de registro y control, liquidación y pago de nómina y prestaciones sociales de
todo el personal al servicio del área.
Ñ Coordinar el trámite de situaciones
administrativas y de novedades de personal tales como permisos, traslados,
ascensos, comisiones, vacaciones, licencias, encargos y demás situaciones que
se presenten con el personal al servicio de la Entidad.
Ñ Elaborar y coordinar con la técnico un
programa anual de compras, todo lo relacionado con la administración y los
tramites de recepción, registro, almacenamiento y suministro de elementos y
bienes adquiridos por la entidad., teniendo en cuenta la actualización de la
información de los inventarios, las necesidades de elementos de reposición y la
elaboración de los boletines en la alta y baja de los bienes que ingresan o salgan
del inventario y velar por el buen uso de estos bienes y buena marcha de la
administración.
Ñ Las demás funciones que le sean
asignadas por normas legales o autoridad competente acorde con la naturaleza
del cargo
Ñ Practicar visitas a las oficinas municipales,
solicitar copias de documentos, certificaciones y constancias sobre todas las
actuaciones administrativas que considere convenientemente en el curso de las
averiguaciones ordenadas por el Personero. Con los documentos sometidos a
reserva legal se hará un cuaderno especial dejando constancia de existencia y
número de folios en el cuaderno principal, tomando las precauciones necesarias
para la violación de la reserva.
Ñ Ejercer vigilancia estricta sobre funcionarios
municipales y de las entidades descentralizadas del orden municipal, a fin de
que su conducta en el ejercicio de sus cargos se ajuste a la normal y a la ley.
Ñ Asesorar al personero en la labor
administrativo siendo de su cargo la elaboración de los proyectos de decisión
administrativa y disciplinaria sobre los distintos asuntos de su conocimiento.
Ñ Elaboración de planes y programas con el
objeto de crear estímulos a los funcionarios de la Entidad.
Ñ Adelantar campañas para dar a conocer a los
funcionarios campañas de conocimiento y cumplimiento de la carrera
administrativa.
Ñ Llevar una estadística mensual, trimestral y
anual de los procesos disciplinarios adelantados por la Entidad, incluyendo en
este el plan de mejoramiento para que cada día sea más diligente y eficaz el
desempeño de las funciones.
IV. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES.
·
Constitución
Política de Colombia de 1991.
·
Ley
136-94.
·
Ley
Orgánica de Presupuesto.
·
Ley
734-2002. Código Disciplinario.
·
Ley
715-2001. Sistema General de Participaciones.
·
Ley
617-2002. Ajuste Fiscal.
·
Ley
909-2005. Carrera Administrativa y Gerencia Pública.
·
Plan
Nacional de Capacitaciones.
·
Políticas
Públicas en Administración de Personal.
·
Normas
sobre la Administración de Personal.
V. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA.
ESTUDIOS: Título Profesional de Abogado O
carrera afín
EXPERIENCIA: Dos (02) años de experiencia
especifica o relacionada con las funciones del cargo.
UNIDAD 3: LA VINCULACIÓN DE PERSONAS A LAS ORGANIZACIONES TERRITORIALES.
Para
el cargo de la secretaria su línea de mando es
lineal, pues su jefe inmediato es directamente el Personero, en cuanto a
los demás cargos no obtuvimos información, en el caso de la personería de
Florida por ser un municipio “pequeño” se puede ver que la organización es un
poco más desordenada y hay funciones demás en los cargos, en este caso en el de
la secretaria, a esta le sumamos que la alcaldía y otras oficinas del estado ,
como la personería, están en el mismo lugar, esto ocasiona que muchas veces las
personas se confundan de oficina y es constante la interrupción de las labores
por personas que no están bien ubicadas.
Según
la información obtenida en la investigación por otra fuente la personería está
compuesta por el (la) Personero (a), la
secretaria general, el Asesor y el (la) Auxiliar administrativo, sin embargo en
el momento de la observación solo pudimos ver al Personero, el Asesor y la
secretaria que al parecer cumple con las funciones también del Auxiliar
administrativo. En términos generales la organización de la institución como
tal es un poco ambigua, desde mi punto de vista y con la poca información que
logre obtener.
UNIDAD 4: EL
DESARROLLO DE PERSONAL EN LA ORGANIZACIÓN
Para empezar la principal motivación expresada por
la secretaria es el sueldo que en su consideración es mucho más que lo que
ganan otros empleados en el municipio, como otro factor esta lo que ella define
como un buen ambiente de trabajo, por lo que siente que le da ganas de ir a
trabar cada día, define el grupo como una pequeña familia, expresa que la han
motivado para que continúe sus estudios y que muchas veces su jefe le hace
llegar información sobre charlas o cursos que le puedan servir para crecer profesionalmente,
reitera que si en el caso de no saber algo del cargo el adestramiento es hecho
de manera educada, paciente y satisfactoria. En cuanto a si existe alguna
motivación extra económica, no obtuvimos más información si la secretaria
devenga algún bono o incentivo especial fuera de su sueldo y beneficios de ley,
así como tampoco se pudo saber si realizan algún tipo de evaluación de cargo, o
si realizan actividades fuera de horas laborales para integración o motivación.
UNIDAD 5: LA
REMUNERACION
Con respecto a este tema no pudimos obtener mucha
información más que un aproximado del sueldo que oscila entre 1.000.000 y
1.300.000 pesos y asumo que los beneficios de ley fuera de eso no se obtuvo
otra información, por más insistencia que tuve en la pregunta , siempre fue muy
cerrada su respuesta y aclaro seguir el principio de confidencialidad. Así
mismo como ya se ha expresado anteriormente o hablo de ninguno tipo de
evaluación del cargo o de control.
UNIDAD 6: LA
GESTION ADMINISTRATIVA DE PERSONAL EN UNA ORGANIZACION TERRITORIAL
Para
el caso en estudio, en la carpeta de archivo de la secretaria esta su solicitud
de empleo (hoja de Vida impresa),copia de los exámenes pre empleo, copias de
soportes de su hoja de vida, copia de un recibo de servicios público con el fin
de saber exactamente su dirección, ficha de información adicional, teléfonos,
nombres y números contactos en caso de emergencia, en la misma se archiva
informes u oficios dado durante su tiempo de labor, copia de sus funciones,
como copia de los recibos de pago, vacaciones, comisiones o demás, copia de
certificado de antecedentes penales.
Para
el control de asistencia y faltas se lleva por medio de la marcación de la
huella a la llegada y salida de las oficinas. Los permisos personales son
autorizados por el personero y debe ser solicitado con anticipación, los
permisos o licencias médicas se hacen con soporte de las mismas. En cuanto a las evaluaciones del desempeño no
se obtuvo información, la investigada dijo que sabía sobre ese tema (se presume
que como aún no tiene un año en la institución aún no posee esta información).
En cuanto al clima laboral dijo que se maneja la responsabilidad, puntualidad,
cooperación y respeto. Al preguntar por las correcciones disciplinarias solo
dio que el Personero es muy educado para hacer ver las fallas.
UNIDAD 7:
LAS RELACIONES LABORALES EN LA ORGANIZACIÓN TERRITORIAL
En
la investigación la secretaria es denominada empleada pública, no ofreció información sobre el sindicato, como en otros
puntos se ha dicho todo lo que se refería a sueldos, arreglos, y/o quejas fue
muy evasiva, su repuesta ante estos temas es que es confidencial.
CAPÍTULO 8:
LAS PRESTACIONES SOCIALES Y EL BIENESTAR SOCIAL EN LAS ORGANIZACIONES
TERRITORIALES
En este tema es muy poca la información,
la secretaria ante estos temas siempre fue esquiva, solo podemos afirmar que se
cumplen con los beneficios de ley así lo nombro ella, más de eso no se obtuvo
más información.
